Faire passer les factures de la boîte mail à l’approbation.
Extraire les informations clés des factures entrantes, vérifier les champs obligatoires et les doublons possibles, et envoyer les exceptions au bon réviseur. Les enregistrements approuvés rejoignent votre flux comptable avec un historique traçable.
Quand c’est utile.
Utile pour un responsable finance ou opérations lorsque les factures signifient encore de la saisie répétée, des documents hétérogènes et des approbations lentes. Le flux convient quand vous voulez extraction et contrôles au même endroit, et qu’une personne revoie tout ce qui est incertain avant la comptabilité.
01
Recevoir
Les factures arrivent depuis la boîte ou le canal d’entrée déjà utilisé.
02
Extraire
Les champs clés sont capturés dans un enregistrement structuré.
03
Valider
Les champs obligatoires et les doublons possibles sont vérifiés.
04
Approuver
Les exceptions vont à un réviseur ; les dossiers approuvés avancent avec un historique.
Comment le flux fonctionne.
- 01
Recevoir
Les factures arrivent depuis la boîte ou le canal d’entrée déjà utilisé.
- 02
Extraire
Les champs clés sont capturés dans un enregistrement structuré.
- 03
Valider
Les champs obligatoires et les doublons possibles sont vérifiés.
- 04
Approuver
Les exceptions vont à un réviseur ; les dossiers approuvés avancent avec un historique.
Ce que nous construirions.
- Entrée documentaire depuis le canal déjà utilisé
- Extraction structurée des champs requis
- Contrôles de validation pour informations manquantes et doublons possibles
- Une file de revue pour les exceptions
- Un export approuvé vers votre flux comptable
- Un historique de traitement qui montre ce qui a avancé, et qui a relu
Ce dont nous avons besoin pour démarrer.
- Un ensemble représentatif de factures
- Les champs qui doivent être présents avant approbation
- Les règles de validation, y compris comment signaler les doublons
- Qui possède l’approbation pour chaque type d’exception
- Comment les dossiers approuvés doivent entrer dans votre système comptable ou fichier d’import
Là où votre équipe reste maîtresse.
Les champs incertains, les doublons suspectés et les exceptions d’approbation attendent une personne. Un score de confiance ne suffit pas à traiter un dossier comme correct, et il n’autorise pas un paiement. Les réviseurs décident encore ce qui est approuvé.
Un premier pilote ciblé.
Un premier pilote couvre en général une catégorie de factures et un canal d’entrée. Cela garde les documents comparables, pour que l’extraction et la revue puissent être vérifiées correctement.
Comment le succès est mesuré.
L’exactitude des champs est contrôlée contre des exemples déjà relus par votre équipe. Le temps de traitement mesure le travail actif sur le document, pas les jours d’attente en file. Le taux de correction suit la fréquence des modifications avant progression.
72%
Temps de traitement
Temps actif passé sur un document, distinct du temps d’attente d’approbation.
Illustrative sample
64%
Exactitude des champs
Champs extraits comparés à des exemples contrôlés issus de vos propres factures.
Illustrative sample
81%
Taux de correction
Documents qui ont nécessité une correction avant de pouvoir avancer.
Illustrative sample
Services liés
Dans le journal
Sortir les factures de la boucle des boîtes mail.
Dites-nous comment les factures arrivent aujourd’hui, qui les approuve, et quels champs doivent être justes avant qu’elles avancent.